15 tips voor een effectieve vergadering

//15 tips voor een effectieve vergadering

15 tips voor een effectieve vergadering

TIP #1 – VERGADER ALLEEN ALS HET NODIG IS
Zorg dat een vergadering nuttig is. Zijn er voldoende agendapunten om te bespreken? Zo ja, zijn deze alle even noodzakelijk? Daarnaast, wil je voorkomen dat men een stortvloed krijgt aan uitnodigingen voor vergaderingen voor elke issue. Vergaderen gebeurt namelijk snel uit gewoonte. Probeer daarom alle punten van tevoren op een lijstje te schrijven. Met een tweede kritische blik kun je eventueel wat irrelevante punten doorstrepen. Stel jezelf hierbij de vragen: “Is dit onderwerp belangrijk voor ons?”, “Hebben we op dit moment de juiste mensen om voorruit de komen omtrent dit onderwerp?” en “Zijn er agendapunten die prioriteit hebben?”. Het is niet erg onderwerpen soms even te parkeren. Bovendien, kan een telefoontje of e-mail vaak genoeg zijn!

TIP #2 – KIES EEN VOORZITTER
Een voorzitter zorgt dat de vergadering is voorbereid en geeft de duur aan. De voorzitter zorgt er daarnaast voor dat er niet te lang wordt doorgegaan op een specifiek punt of dat er wellicht te kort door de bocht wordt gegaan. Als laatste, zorgt de voorzitter voor orde en dat iedereen eerlijk en duidelijk zijn mening kan geven.

TIP #3 – BEGIN OP TIJD
Een goed begin is het halve werk. Begin de vergadering gelijk en wacht niet op laatkomers. Tijd is voor iedereen kostbaar. Door op tijd te beginnen zorg je dat deadlines en afspraken die volgen, gehaald worden.  De tijd van vergaderingen dient gerespecteerd te worden.

TIP #4 – JUISTE OMSTANDIGHEDEN
Zorg ten eerste, voor genoeg ruimte voor iedereen. Ten tweede, probeer een ruimte uit te kiezen met zo min mogelijk afleiding, bijvoorbeeld een ruimte met enorme glazen wanden waar iedereen continue langsloopt. Zorg voor water. Zorg er vervolgens voor dat er niet te veel mensen aanwezig zijn. Nodig diegene uit die er daadwerkelijk baadt bij hebben en/of wat kunnen bijdragen.

TIP #5 – OPSTELLING
Je hebt de keuze uit verschillende opstellingen voor een vergadering:

  • Theateropstelling met rechte rijen achter elkaar
  • Halve cirkel
  • Open cirkel
  • Rechthoekige tafel
  • U-vorm
  • Vierkant
  • Ronde tafel

Met een bepaalde opstelling kun je al gelijk de toon zetten over de sfeer van een vergadering. Ook kan het de participatie van de deelnemers beïnvloeden.

TIP #6 – MAAK DE VERGADERING NIET TE LANG
Streef voor een vergadering van maximaal 1,5 uur. Tijdens een vergadering wordt er een intensieve bijdrage verwacht van alle participanten. De aandachtspan en oplettendheid van mensen verzwakt met tijd. Als er veel te bespreken valt of men komt er niet uit en wordt er dus meer tijd vereist, probeer dan even een pauze in te lassen zodat iedereen even zijn/haar benen kan strekken en alles kan laten bezinken.

TIP #7 – HOUD JE AAN HET BESLUITVORMINGSPROCES
Het besluitvormingsproces gaat als volgt:

  1. Onderwerp aankaarten
  2. Ideeën verzamelen
  3. Discussiëren
  4. Selecteren en/of combineren van ideeën
  5. Besluit nemen

Bedenk voor dit proces op wat voor manier het besluit genomen gaat worden. Dit kan bij meerderheid, bij consensus of met unanimiteit.

TIP #8 – ZORG VOOR EEN NOTULIST
De notulist zorgt ervoor dat iedereen na de vergadering een overzicht krijgt met alles wat besproken is. Op die manier kan iedereen nog eens reflecteren op de agendapunten en uitkomsten.

TIP #9 – OMGAAN MET CONFLICT
Tijdens een vergadering kunnen gesprekken hoog op lopen. Mensen kunnen agressief reageren. Om conflict uit de weg te gaan kunnen bepaalde mensen genegeerd worden. Een betere aanpak hiervoor is om het conflict gelijk even aan de kant te schuiven en door te gaan met het volgende onderwerp. Na de vergadering is er ruimte voor een conflicthanteringsgesprek met de persoon/personen in kwestie. Het is veel professioneler dit apart te doen in plaats van voor iedereen tijdens de vergadering.

TIP #10 – VERANDERING
Ga eens voor de verandering voor een compleet nieuwe setting tijdens het vergaderen. Kies een unieke, creatieve (externe) locatie uit. Dit is voor de participanten verrassend en vernieuwend en werkt positief op de creativiteit. Als je daar niet de middelen of tijd voor hebt, probeer dan eens staand te vergaderen. Iedereen heeft hierbij een pro-actievere houding dan altijd maar zittend vergaderen en ook dit is eens vernieuwend voor de participanten.

TIP #11 – ZAKEN VS. BIJKLETSEN
Voorkom dat vergaderen een gelegenheid wordt voor het bijkletsen met collega’s. Dit kun je voorkomen door bijvoorbeeld op een ander moment een sociale gelegenheid in te plannen waar iedereen dit wel kan doen, zoals een Vrijdag-middag-borrel, een maandelijks team-uitje of wekelijkse lunch.

TIP #12 – RONDVRAAG AFSCHAFFEN
Vaak krijgt iedereen nog de gelegenheid om punten in te brengen die niet op de agenda stonden. Echter, dit bevordert niet de effectiviteit van de vergadering. De kans bestaat dat men off-topic raakt en/of irrelevante punten worden aangekaart. Blijf trouw aan de agendapunten om zo snel mogelijk de doelen te bereiken.

TIP #13 – VRAAG FEEDBACK
Vraag aan de deelnemers of hun verwachtingen van de vergadering zijn vervuld en of ze tevreden zijn met de uitkomsten. Vraag tevens ook wat voor verwachtingen ze nu hebben van de toekomst.

TIP #14 – EVALUEER
Om continue te verbeteren, is het noodzakelijk om elke vergadering even te evalueren. Dit kan aan de hand van de feedback van de deelnemers of aan de hand van een lijst met bepaalde criteria. Op deze manier, is het makkelijker om de kwaliteit van de vergadering te waarborgen en consistentie te behouden.

TIP #15 – AFRONDING EN ONDERSTEUNING
Als laatste, is het belangrijk om alle deelnemers even kort te mailen met de notulen van de vergadering en om een helpende hand te bieden aan diegene met een bepaalde taak en/of opdracht.

2018-10-18T12:27:09+00:00